ZAPYTANIE OFERTOWE
Na produkcję cyklu filmów edukacyjnych oraz strony internetowej projektu pod nazwą:
„Wyprawy w łódzkie – Pakiet filmów i działań edukacyjnych promujących ekologię i ochronę środowiska z elementami aktywnej turystyki wśród dzieci i rodzin”
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Łódzkiego zaprasza do złożenia oferty, której celem jest wyłonienie Wykonawcy na produkcję m. in. cyklu filmów edukacyjnych i strony internetowej, promujących ekologię i ochronę środowiska wśród dzieci i rodzin zamieszkujących Województwo Łódzkie.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1.
Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest współfinansowane ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi.
NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Łódzkiego
z siedzibą przy ul. Sienkiewicza 67 90-009 Łódź
Numer identyfikacji podatkowej NIP: 7251848168
numer REGON 473089717
reprezentowane przez:
Artura Matiaszczyka – Wiceprezesa Zarządu ROTWŁ
Andrzeja Danowskiego – Wiceprezesa Zarządu ROTWŁ
z siedzibą przy ul. Sienkiewicza 67 90-009 Łódź
tel. 42 663 77 33
- MIEJSCE PUBLIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO ZAMÓWIENIA:
Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców
- RODZAJ ZAMÓWIENIA:
usługa;
dostawa;
robota budowlana
Klasyfikacja wynikająca ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): – 92111250-9 – Produkcja filmów informacyjnych- 92211000-3 – Usługi produkcji radiowej – 72413000-8 – Usługi w zakresie projektowania stron WWW – 79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe – 39162100-6 – Pomoce dydaktyczne |
- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
- Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca:
– produkcję cyklu 6 filmów edukacyjnych, promujących ekologię i ochronę środowiska wśród dzieci i rodzin zamieszkujących Województwo Łódzkie. Na stworzenie filmów będzie składać się: scenariusz, tekst lektorski, wykonanie materiałów filmowych, postprodukcjia (montaż, udźwiękowienie, koloryzacja, grafika), muzyka, lektor w języku polskim, angielskim i ukraińskim, a także tłumaczenie na język angielski, logistyka ekipy i sprzętu (minimum 25 dni zdjęciowych), fotografie
– stworzenie witryny internetowej a także domeny, hostingu wraz z bieżącą obsługą strony,
– reklama radiowa projektu
– kampania w mediach społecznościowych
– przygotowanie pakietu informacyjnego dla szkół, jego dystrybucja i konfekcjonowanie
– przygotowanie scenariuszy lekcji dla nauczycieli
– opracowanie szkolenia dla nauczycieli
– przeprowadzenie szkoleń dla nauczycieli (obsługa techniczna i prowadzący)
– przygotowanie i organizacja konkursu
Szczegółowy zakres usługi oraz warunki jej świadczenia zostaną uzgodniony pomiędzy Zamawiającym
i Wykonawcą w treści umowy.
V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Do dnia 20.03.2023 roku.
VI DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU UPRAWNIENI SĄ WYKONAWCY, KTÓRZY
- spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania niezbędnej wiedzy
i doświadczenia w produkcji filmów, tj. w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia – a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie – wykonali minimum pięć (5) filmów edukacyjnych, promocyjnych lub korporacyjnych o długości od 2 do 10 minut o dowolnej tematyce, które zostały wykonane należycie, co Wykonawca wykaże, przedstawiając stosowny dokument (referencje, zaświadczenia lub inne równoważne), - posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia,
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
- nie wyrządzili szkody poprzez nie wykonanie zamówienia lub nienależyte wykonanie zamówienia oraz szkoda nie została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu, w okresie 3 lat przed rozpoczęciem zapytania,
- nie są w stanie likwidacji ani nie ogłoszono wobec nich upadłości,
- nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek ubezpieczenia społecznego lub zdrowotnego,
- nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
- nie posiadają wspólnika spółki jawnej, partnera lub członka zarządu spółki partnerskiej; komplementariusza spółki komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej; członka organu zarządzającego osoby prawnej, który został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
- nie otrzymali sądowego zakazu ubiegania się o zamówienie, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
VII INFORMACJA O WYKLUCZENIACH Z POSTĘPOWANIA:
Zamawiający wykluczy Wykonawcę:
- który nie spełni chociażby jednego z wymienionych warunków udziału w postępowaniu określonych
w pkt VI zapytania ofertowego, - który złoży ofertę, która jest niekompletna lub niezgodna w stosunku do wymagań treści zapytania ofertowego.
VIII OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE SPEŁNIENIE WARUNKÓW UDZIAŁU
W POSTĘPOWANIU:
- W celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa wyżej, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia:
– kompletnie wypełnionego formularza ofertowego – załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,
– oświadczenia dotyczącego danych osobowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego,
– dokumentu poświadczającego kwalifikacje i doświadczenie Wykonawcy – we właściwej formie, jeśli były wymagane,
– pełnomocnictwa potwierdzającego prawo do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku gdy ofertę składa pełnomocnik Wykonawcy.
- Warunki udziału w postępowaniu Zamawiający oceni na podstawie analizy dokumentów i informacji przedłożonych przez Wykonawców. Ocena spełnienia warunków odbywa się w oparciu o formułę „spełnia/nie spełnia”. Nie spełnienie chociażby jednego z wymienionych warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania, a złożona przez niego oferta traktowana będzie jako odrzucona.
IX PRZYGOTOWANIE ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY:
- Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę w sposób określony w niniejszym zapytaniu ofertowym.
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
- Ofertę należy sporządzić w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.
- Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę lub przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (w takim przypadku należy załączyć kopię pełnomocnictwa). Ewentualne poprawki powinny być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę uprawnioną do złożenia oferty.
- Na ofertę składają się następujące dokumenty:
- kompletnie wypełniony formularz ofertowy z podaniem ceny za wykonanie całości zamówienia – zgodnie
z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego, - oświadczenie dotyczące danych osobowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego,
- dokumenty wymagane w treści niniejszego zapytania ofertowego,
- pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku gdy ofertę składa pełnomocnik Wykonawcy.
Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego lub przesłać pocztą elektroniczną na adres email biuro@rotwl w tytule wpisując „Wyprawy w łódzkie” .
Oferty, które wpłyną na inny adres mailowy zamawiającego nie będą podlegały rozpatrzeniu.
- Wykonawca może wprowadzić zmiany w ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu na składanie ofert. Zmiana i wycofanie oferty wymaga zachowania formy pisemnej.
- Nie przedstawienie w ofercie wymaganych przez Zamawiającego informacji, uniemożliwiające ocenę oferty, będzie powodem jej odrzucenia.
X KRYTERIA OCENY OFERT
OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej wymienionych kryteriów
Tabela 1. Kryteria oceny ofert
Lp. | Kryterium | Waga |
1. | Cena | 70 % |
2. | Koncepcja kreatywna filmu | 30 % |
W ramach kryterium Cena ocenie podlegać będzie cena wyszczególniona w poz. „Całkowita wartość zamówienia brutto” w Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania
Koncepcja kreatywna filmu.
- Ocena koncepcji filmu dotyczyć będzie pomysłu na realizację
- Z uwagi na charakter składnika zostanie ona dokonana poprzez subiektywne przyznanie punktów przez Zamawiającego.
- Ocena zostanie dokonana w następujących podkryteriach:
– pomysłowość zaproponowanego scenariusza (opracowanego na podstawie Zarysu koncepcji scenariusza przedstawionego przez Zamawiającego) i koncepcji wizualnej (storyboard) maksymalnie 10 pkt,
– forma i styl zaproponowanego scenariusza i koncepcji wizualnej maksymalnie 10 pkt,
– ujęte w scenariuszu propozycje przekazywania informacji wizualnych (grafiki, efekty, koloryzacja itp.) maksymalnie 10 pkt.
- Zamawiający za każde zastrzeżenie lub uwagę w ramach powyższych podkryteriów będzie odejmował 2 punkty.
Maksymalnie w kryterium Koncepcja kreatywna filmu można uzyskać 30 punktów.
- Ostateczna ilość punktów (P) każdej z ocenianych ofert stanowić będzie suma punktów przyznanych we wszystkich kryteriach oceny ofert: „Cena” i „Koncepcja kreatywna filmu” zgodnie ze wzorem:
P = C + K
gdzie:
P – łączna ocena punktowa oferty we wszystkich kryteriach oceny,
C – ocena oferty w kryterium „Cena”,
K – ocena oferty w kryterium „Koncepcja kreatywna filmu”.
- Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ramach kryteriów określonych w Zapytaniu
- Jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej nie będzie możliwy z uwagi na to, że dwie oferty lub więcej ofert przedstawiać będzie taki sam bilans kryteriów „Cena” i „Koncepcja kreatywna filmu”, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. Jeśli zaś będą to oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie potencjalnych Wykonawców, którzy złożyli równie korzystne oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
XI MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
- Ofertę, w wersji papierowej należy dostarczyć do siedziby
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Łódzkiego ul. Sienkiewicza 67 90-009 Łódź albo w wersji elektronicznej należy przesłać na adres wskazany w rozdziale IX pkt 5.
- Termin składania ofert upływa w dniu 19.10.2022 r. o godz. 16:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie nie będą podlegały rozpatrzeniu.
XII OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI:
Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą jest:
Zdzisław Hoffmann Dyrektor Biura Regionalnej Organizacji Turystycznej Województwa Łódzkiego tel. 790-520-621, e-mail biuro@rotwl.pl wskazany w rozdziale IX pkt. 6.
XIII WARUNKI PŁATNOŚCI:
- Wynagrodzenie będzie płatne miesięcznie z dołu, w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku, przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
- Szczegółowe zasady rozliczenia finansowego pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą określi umowa
na wykonanie przedmiotu zamówienia.
XIV ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
- Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
- Formularz ofertowy – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
- Oświadczenie dotyczące danych osobowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego
XV POZOSTAŁE INFORMACJE:
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych ani ofert częściowych.
- Zamawiający poinformuje za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faxu oferenta, którego oferta zostanie wybrana, o wyniku postępowania i zaprosi do podpisania umowy.
- Zamówienie zostanie udzielone na podstawie pisemnej umowy, do której integralną część stanowić będzie oferta Wykonawcy.
- Wzór umowy o wykonanie przedmiotu zamówienia Zamawiający przekaże Wykonawcy po wyborze oferty.
- W ramach niniejszego postępowania nie przewiduje się możliwości składania środków odwoławczych od wyników postępowania,
- Zamawiający do czasu podpisania umowy zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyn.