ZAPYTANIE OFERTOWE

Na produkcję cyklu filmów edukacyjnych oraz strony internetowej projektu pod nazwą:

„Wyprawy w łódzkie – Pakiet filmów i działań edukacyjnych promujących ekologię i ochronę środowiska z elementami aktywnej turystyki wśród dzieci i rodzin”

 Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Łódzkiego zaprasza do złożenia oferty, której celem jest wyłonienie Wykonawcy na produkcję m. in. cyklu filmów edukacyjnych i strony internetowej, promujących ekologię i ochronę środowiska wśród dzieci i rodzin zamieszkujących Województwo Łódzkie.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1.

Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest współfinansowane ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi.

 NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Łódzkiego

z siedzibą przy ul. Sienkiewicza 67 90-009 Łódź

Numer identyfikacji podatkowej NIP: 7251848168

numer REGON 473089717

reprezentowane przez:

Artura Matiaszczyka – Wiceprezesa Zarządu ROTWŁ

Andrzeja Danowskiego – Wiceprezesa Zarządu ROTWŁ

z siedzibą przy ul. Sienkiewicza 67 90-009 Łódź

tel. 42 663 77 33

1. MIEJSCE PUBLIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO ZAMÓWIENIA:

Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców

• RODZAJ ZAMÓWIENIA:

usługa;

dostawa;

robota budowlana

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
2. Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca:

– produkcję cyklu 6 filmów edukacyjnych, promujących ekologię i ochronę środowiska wśród  dzieci i rodzin zamieszkujących Województwo Łódzkie. Na stworzenie filmów będzie składać się: scenariusz, tekst lektorski, wykonanie materiałów filmowych, postprodukcjia (montaż, udźwiękowienie, koloryzacja, grafika), muzyka, lektor w języku polskim, angielskim i ukraińskim, a także tłumaczenie na język angielski, logistyka ekipy i sprzętu (minimum 25 dni zdjęciowych), fotografie

– stworzenie witryny internetowej a także domeny, hostingu wraz z bieżącą obsługą strony,

– reklama radiowa projektu

– kampania w mediach społecznościowych

– przygotowanie pakietu informacyjnego dla szkół, jego dystrybucja i konfekcjonowanie

– przygotowanie scenariuszy lekcji dla nauczycieli

– opracowanie szkolenia dla nauczycieli

– przeprowadzenie szkoleń dla nauczycieli (obsługa techniczna i prowadzący)

– przygotowanie i organizacja konkursu

Szczegółowy zakres usługi oraz warunki jej świadczenia zostaną uzgodniony pomiędzy Zamawiającym
i Wykonawcą w treści umowy.

V  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

 Do dnia 20.03.2023 roku.

VI  DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU UPRAWNIENI SĄ WYKONAWCY, KTÓRZY

1. spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania niezbędnej wiedzy
   i doświadczenia w produkcji filmów, tj. w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia – a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie – wykonali minimum pięć (5) filmów edukacyjnych, promocyjnych lub korporacyjnych o długości od 2 do 10 minut o dowolnej tematyce, które zostały wykonane należycie, co Wykonawca wykaże, przedstawiając stosowny dokument (referencje, zaświadczenia lub inne równoważne),
2. posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia,
3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
4. nie wyrządzili szkody poprzez nie wykonanie zamówienia lub nienależyte wykonanie zamówienia oraz szkoda nie została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu, w okresie 3 lat przed rozpoczęciem zapytania,
5. nie są w stanie likwidacji ani nie ogłoszono wobec nich upadłości,
6. nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek ubezpieczenia społecznego lub zdrowotnego,
7. nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
8. nie posiadają wspólnika spółki jawnej, partnera lub członka zarządu spółki partnerskiej; komplementariusza spółki komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej; członka organu zarządzającego osoby prawnej, który został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
9. nie otrzymali sądowego zakazu ubiegania się o zamówienie, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

VII    INFORMACJA O WYKLUCZENIACH Z POSTĘPOWANIA:

Zamawiający wykluczy Wykonawcę:

1. który nie spełni chociażby jednego z wymienionych warunków udziału w postępowaniu określonych
   w pkt VI zapytania ofertowego,
2. który złoży ofertę, która jest niekompletna lub niezgodna w stosunku do wymagań treści zapytania ofertowego.

VIII OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE SPEŁNIENIE WARUNKÓW UDZIAŁU
W POSTĘPOWANIU:

1. W celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa wyżej, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia:

–  kompletnie wypełnionego formularza ofertowego – załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,

–  oświadczenia dotyczącego danych osobowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego,

–  dokumentu poświadczającego kwalifikacje i doświadczenie Wykonawcy – we właściwej formie, jeśli były wymagane,

– pełnomocnictwa potwierdzającego prawo do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku gdy ofertę składa pełnomocnik Wykonawcy.

1. Warunki udziału w postępowaniu Zamawiający oceni na podstawie analizy dokumentów i informacji przedłożonych przez Wykonawców. Ocena spełnienia warunków odbywa się w oparciu o formułę „spełnia/nie spełnia”. Nie spełnienie chociażby jednego z wymienionych warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania, a złożona przez niego oferta traktowana będzie jako odrzucona.

 IX     PRZYGOTOWANIE ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY:

1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę w sposób określony w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.
4. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę lub przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (w takim przypadku należy załączyć kopię pełnomocnictwa). Ewentualne poprawki powinny być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę uprawnioną do złożenia oferty.
5. Na ofertę składają się następujące dokumenty:
6. kompletnie wypełniony formularz ofertowy z podaniem ceny za wykonanie całości zamówienia – zgodnie
   z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego,
7. oświadczenie dotyczące danych osobowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego,
8. dokumenty wymagane w treści niniejszego zapytania ofertowego,
9. pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku gdy ofertę składa pełnomocnik Wykonawcy.

Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego lub przesłać pocztą elektroniczną na adres email biuro@rotwl w tytule wpisując „Wyprawy w łódzkie” .

Oferty, które wpłyną na inny adres mailowy zamawiającego nie będą podlegały rozpatrzeniu.

6. Wykonawca może wprowadzić zmiany w ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu na składanie ofert. Zmiana i wycofanie oferty wymaga zachowania formy pisemnej.
7. Nie przedstawienie w ofercie wymaganych przez Zamawiającego informacji, uniemożliwiające ocenę oferty, będzie powodem jej odrzucenia.

X   KRYTERIA OCENY OFERT

OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej wymienionych kryteriów

Tabela 1. Kryteria oceny ofert

W ramach kryterium Cena ocenie  podlegać  będzie  cena  wyszczególniona  w poz. „Całkowita wartość zamówienia brutto” w Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania

Koncepcja kreatywna filmu.

• Ocena koncepcji filmu dotyczyć będzie pomysłu na realizację
• Z uwagi na charakter składnika zostanie ona dokonana poprzez subiektywne przyznanie punktów przez Zamawiającego.
• Ocena zostanie dokonana w następujących podkryteriach:

– pomysłowość      zaproponowanego      scenariusza      (opracowanego   na podstawie Zarysu koncepcji scenariusza przedstawionego przez Zamawiającego) i koncepcji wizualnej (storyboard) maksymalnie 10 pkt,

– forma i styl zaproponowanego scenariusza i koncepcji wizualnej maksymalnie 10 pkt,

– ujęte w scenariuszu propozycje przekazywania informacji wizualnych (grafiki, efekty, koloryzacja itp.) maksymalnie 10 pkt.

• Zamawiający za każde zastrzeżenie lub uwagę w ramach powyższych podkryteriów będzie odejmował 2 punkty.

Maksymalnie w kryterium Koncepcja kreatywna filmu można uzyskać 30 punktów.

• Ostateczna ilość punktów (P) każdej z ocenianych ofert stanowić będzie suma punktów przyznanych we wszystkich kryteriach oceny ofert: „Cena” i „Koncepcja kreatywna filmu” zgodnie ze wzorem:

P = C + K

gdzie:

P – łączna ocena punktowa oferty we wszystkich kryteriach oceny,

C – ocena oferty w kryterium „Cena”,

K – ocena oferty w kryterium „Koncepcja kreatywna filmu”.

• Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ramach kryteriów określonych w Zapytaniu
• Jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej nie będzie możliwy z uwagi na to, że dwie oferty lub więcej ofert przedstawiać będzie taki sam bilans kryteriów „Cena” i „Koncepcja kreatywna filmu”, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. Jeśli zaś będą to oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie potencjalnych Wykonawców, którzy złożyli równie korzystne oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

XI MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1. Ofertę, w wersji papierowej należy dostarczyć do siedziby

Regionalna Organizacja Turystyczna  Województwa Łódzkiego ul. Sienkiewicza 67 90-009 Łódź albo w wersji elektronicznej należy przesłać na adres wskazany w rozdziale IX pkt 5.

2. Termin składania ofert upływa w dniu 19.10.2022 r. o godz. 16:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie nie będą podlegały rozpatrzeniu.

XII  OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI:

Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą jest:

Zdzisław Hoffmann Dyrektor Biura Regionalnej Organizacji Turystycznej Województwa Łódzkiego  tel. 790-520-621,  e-mail biuro@rotwl.pl wskazany w rozdziale IX pkt. 6.

 XIII    WARUNKI PŁATNOŚCI:

1. Wynagrodzenie będzie płatne miesięcznie z dołu, w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku, przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
2. Szczegółowe zasady rozliczenia finansowego pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą określi umowa
   na wykonanie przedmiotu zamówienia.

XIV   ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

1. Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
2. Formularz ofertowy – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
3. Oświadczenie dotyczące danych osobowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

XV  POZOSTAŁE INFORMACJE:

 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych ani ofert częściowych.

1. Zamawiający poinformuje za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faxu oferenta, którego oferta zostanie wybrana, o wyniku postępowania i zaprosi do podpisania umowy.
2. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie pisemnej umowy, do której integralną część stanowić będzie oferta Wykonawcy.
3. Wzór umowy o wykonanie przedmiotu zamówienia Zamawiający przekaże Wykonawcy po wyborze oferty.
4. W ramach niniejszego postępowania nie przewiduje się możliwości składania środków odwoławczych od wyników postępowania,
5. Zamawiający do czasu podpisania umowy zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyn.

zapytanie ofertowe 012022

Klauzula_RODO_012022

Załącznik nr 1 zapytanie ofertowe do wniosku WFOŚiGW_012022

Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy_012022